Trường ĐH Nông Nghiệp Hà Nội Nguyễn Thị Thú
2.1 Một số vấn đề chung về tổ chức công tác kế toán NVL
2.1.1 Khái niệm, phân loại NVL
2.1.1.1 Khái niệm
Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng
vật hóa, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình SXKD, nó là thành phần chủ
yếu cấu tạo nên thành phẩm, là đầu vào của quá trình SXKD và thường gắn liền
với DN sản xuất.
Đặc điểm của NVL là chỉ tham gia vào một chu kì SXKD nhất định và
toàn bộ giá trị NVL được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kì.
Khi tham gia vào hoạt động SXKD, NVL bị biến dạng hoặc tiêu hao hoàn toàn.
Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào không thể thiếu trong quá trình SXKD
của các DN sản xuất. Mỗi DN sử dụng rất nhiều loại NVL khác nhau về chủng
loại và công dụng, tuy nhiên chi phí về NVL thường luôn chiếm tỷ trọng lớn
trong tổng CPSX và GTSP. Bên cạnh đó, NVL còn là một nguồn dự trữ quan
trọng để đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục. Vì vậy, NVL
không chỉ quyết định đến mặt số lượng sản phẩm mà còn ảnh hưởng đến chất
lượng sản phẩm. NVL có đảm bảo quy cách, chủng loại và đa dạng thì sản phẩm
sản xuất mới đạt yêu cầu và phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng ngày càng cao của xã
hội.
2.1.1.2 Phân loại
Việc phân loại tài sản nói chung và phân loại NVL nói riêng là việc sắp
xếp các loại tài sản hay NVL khác nhau vào từng nhóm khác nhau theo những
tiêu thức nhất định. Mỗi một cách phân loại khác nhau đều có những tác dụng
nhất định trong quản lý và hạch toán. Đối với NVL, căn cứ vào vai trò và tác
dụng của NVL trong sản xuất NVL được chia thành các loại sau:
Nguyên liệu, vật liệu chính: Là những loại NVL mà sau quá trình
gia công, chế biến sẽ cấu thành nên thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm.
5
Trường ĐH Nông Nghiệp Hà Nội Nguyễn Thị Thú
Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản
xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính
năng, chất lượng của sản phẩm hay để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu
quản lý như dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, hương liệu…
Nhiên liệu: Là những vật liệu được dùng để cung cấp nhiệt lượng
trong quá trình SXKD như than, củi, xăng dầu, khí đốt…
Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và
thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải…
Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết
bị mà DN mua nhằm mục đích đầu tư cho XDCB.
2.1.2 Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán NVL
Nguyên vật liệu là một bộ phận quan trọng của tư liệu sản xuất, là đối
tượng chịu sự tác động của con người và là nhân tố trực tiếp cấu thành nên thực
thể sản phẩm, quyết định tới chất lượng sản phẩm. Có thể nói quản lý chặt chẽ
tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL là một nội dung quan trọng
trong công tác quản lý hoạt động SXKD của DN. Để góp phần nâng cao hiệu
quả quản lý chặt chẽ NVL thì kế toán NVL cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau
đây:
- Thực hiện việc phân loại và đánh giá NVL theo nguyên tắc nhất định để
đáp ứng yêu cầu quản lý NVL.
- Tổ chức chứng từ, sổ kế toán phù hợp với phương pháp hàng tồn kho
trong DN. Cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp CPSX và tính GTSP.
- Thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu theo đúng chế độ và áp dụng
nhất quán phương pháp hạch toán NVL.
- Tổ chức kiểm kê, đánh giá lại HTK theo đúng chế độ, xử lý kết quả
kiểm kê theo quyết định của các cấp có thẩm quyền nhằm đảm bảo sự chính xác,
trung thực của thông tin kế toán.
- Xây dựng được các báo cáo quản trị về tình hình nhập, xuất, tồn NVL
nhằm đưa ra đầy đủ các thông tin cần thiết cho quá trình quản lý, điều hành
SXKD của DN.
6
Trường ĐH Nông Nghiệp Hà Nội Nguyễn Thị Thú
2.1.3 Tổ chức công tác kế toán NVL
2.1.3.1 Tổ chức tính giá NVL
Tính giá NVL là xác định giá trị ghi sổ của NVL được tính theo giá gốc,
nghĩa là NVL khi nhập kho hay xuất kho đều được phản ánh trên sổ sách theo
giá thực tế. Việc tính giá được quy định cụ thể cho từng loại:
Giá nhập kho
Giá thực tế ghi sổ của NVL nhập kho trong các trường hợp cụ thể được
tính như sau:
- Với NVL mua ngoài:
Giá thực tế
NVL nhập
kho
=
Giá mua ghi
trên hóa đơn
+
Thuế nhập
khẩu
(nếu có)
+
Chi phí thu
mua, chi
phí vận
chuyển…
-
Các
khoản
chiết
khấu,
giảm trừ
(nếu có)
- Với NVL do DN tự gia công chế biến rồi nhập kho: Giá thực tế bao
gồm giá xuất NVL chưa chế biến và chi phí gia công chế biến.
- Với NVL thuê ngoài gia công, chế biến: Giá thực tế ghi sổ khi nhập
kho bao gồm giá thực tế của NVL xuất thuê chế biến cùng các chi phí liên quan
đến việc thuê ngoài gia công, chế biến như chi phí vận chuyển, bốc dỡ…
- Với NVL nhận vốn góp liên doanh: Giá thực tế ghi sổ là giá thỏa thuận
do các bên xác định cộng với các chi phí khác nếu có.
- Với NVL được tặng, thưởng: Giá thực tế ghi sổ là giá trị thị trường
tương đương cộng với chi phí liên quan đến việc tiếp nhận nếu có.
Giá xuất kho
Đối với NVL xuất kho trong kì, tùy theo đặc điểm hoạt động SXKD và tổ
chức quản lý của từng DN để lựa chọn phương pháp tính giá phù hợp. Khi đã
lựa chọn phương pháp nào, DN phải đảm bảo tính nhất quán trong suốt kỳ hạch
toán. Việc tính giá HTK được áp dụng một trong các phương pháp sau:
- Phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này, NVL
được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập kho
cho đến lúc xuất dùng. Khi xuất NVL nào sẽ tính theo giá thực tế nhập kho đích
7
Trường ĐH Nông Nghiệp Hà Nội Nguyễn Thị Thú
danh của NVL đó. Phương pháp này thường được sử dụng với những loại NVL
có giá trị cao và có tính tách biệt.
Khi áp dụng phương pháp này, công tác tính giá NVL được thực hiện kịp
thời. Từ đó, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng lô NVL.
Tuy nhiên, phương pháp này chỉ thích hợp với những NVL có điều kiện bảo
quản riêng từng lô NVL nhập kho. Như vậy, đòi hỏi DN phải có một hệ thống
kho tàng bến bãi lớn và an toàn.
- Phương pháp giá đơn vị bình quân: Theo phương pháp này, giá thực tế
của NVL xuất kho được tính theo số lượng NVL xuất kho và đơn giá bình quân
của NVL tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ.
Giá thực tế NVL
xuất dùng
=
Số lượng NVL xuất
dùng
x
Giá đơn vị bình quân
của NVL
Trong đó, giá đơn vị BQ được tính một trong ba cách sau:
+ Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ:
Giá đơn vị bình
=
Giá thực tế NVL
tồn đầu kỳ
+
+
Phương pháp này đơn giản, dễ làm, không phụ thuộc vào số lần nhập,
xuất của từng danh điểm NVL nhưng độ chính xác không cao. Mặt khác, công
việc tính toán dồn vào cuối tháng sẽ gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói
chung.
+ Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước:
Giá đơn vị bình quân
cuối kỳ trước
=
Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ
( hoặc cuối kỳ trước)
Số lượng thực tế NVL tồn đầu kỳ
( hoặc cuối kỳ trước)
Phương pháp này khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hính biến động
NVL trong kỳ. Tuy nhiên, không đảm bảo tính chính xác vì không tính đến sự
biến động của giá cả NVL trong kỳ.
8
Trường ĐH Nông Nghiệp Hà Nội Nguyễn Thị Thú
+ Phương pháp giá bình quân sau mỗi lần nhập:
Giá đơn vị bình quân
sau mỗi lần nhập
= Giá thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập
Lượng thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập
Phương pháp này khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp trên.
Tuy nhiên, việc tính toán phức tạp và phải tính giá theo từng loại NVL. Vì vậy,
phương pháp này chỉ sử dụng ở những DN có ít danh điểm NVL và số lần nhập
phát sinh trong kỳ hạch toán của mỗi danh điểm NVL không nhiều.
- Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Theo phương pháp này,
số NVL nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập
sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương
pháp này là giá gốc của NVL mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế
NVL xuất trước. Vì vậy, giá trị của NVL tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số
NVL mua vào sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn
định hoặc có xu hướng giảm.
- Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO): Phương pháp này giả định
những NVL mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên, ngược lại với phương pháp
nhập trước, xuất trước. Phương pháp nhập sau, xuất trước thích hợp trong trường
hợp lạm phát.
- Phương pháp giá hạch toán: Theo phương pháp này, toàn bộ NVL biến
động trong kỳ được tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn
định trong kỳ). Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang
giá thực tế theo công thức:
Giá thực tế NVL xuất
dùng (hoặc tồn cuối kỳ)
=
Giá hạch toán NVL xuất
dùng (hoặc tồn cuối kỳ)
x
Hệ số giá
NVL
Trong đó:
Hệ số giá NVL =
Giá thực tế NVL
tồn đầu kỳ
+
Giá thực tế NVL
nhập trong kỳ
Giá hạch toán NVL
tồn đầu kỳ
+
Giá hạch toán NVL
nhập trong kỳ
9
Trường ĐH Nông Nghiệp Hà Nội Nguyễn Thị Thú
Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ NVL chủ
yếu tùy thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý.
Phương pháp này cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán tổng hợp và hạch
toán chi tiết về NVL trong tính giá. Công việc tính giá được tiến hành nhanh
chóng và không phụ thuộc vào số lượng danh điểm NVL cũng như số lần nhập,
xuất mỗi loại NVL. Tuy nhiên, phương pháp này chỉ thích hợp với những DN có
nhiều chủng loại NVL và có đội ngũ nhân viên kế toán với trình độ chuyên môn
cao.
2.1.3.2 Hạch toán tổng hợp NVL
Nguyên vật liệu là tài sản lưu động thuộc nhóm HTK của DN. Nó được
nhập, xuất kho thường xuyên và liên tục. Tuy nhiên, tùy theo đặc điểm NVL mà
DN có các phương pháp kiểm kê khác nhau. Có DN kiểm kê theo từng nhiệm vụ
nhập, xuất nhưng có DN chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối kỳ. Tương ứng
với hai phương pháp kiểm kê trên, trong kế toán tổng hợp NVL nói riêng, kế
toán HTK nói chung có hai phương pháp là phương pháp kê khai thường xuyên
và phương pháp kiểm kê định kỳ.
Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX
Phương pháp KKTX là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện
có, biến động tăng, giảm HTK nói chung và NVL nói riêng một cách thường
xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại HTK. Theo phương pháp
này, tại bất kỳ một thời điểm nào, kế toán cũng có thể xác định được lượng
nhập, xuất, tồn kho từng loại HTK nói chung và NVL nói riêng. Tuy nhiên,
nhược điểm của phương pháp này là khối lượng ghi chép nhiều, không thích hợp
với những DN có sử dụng những loại HTK mà giá trị đơn vị nhỏ, thường xuyên
xuất dùng, xuất bán.
Để hạch toán NVL theo phương pháp KKTX, kế toán sử dụng tài khoản:
- Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”
- Nội dung: Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình hiện có, tình hình
tăng, giảm của các NVL theo giá thực tế.
10
Trường ĐH Nông Nghiệp Hà Nội Nguyễn Thị Thú
- Kết cấu:
+ Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá thực tế của
NVL trong kỳ.
+ Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá thực tế của
NVL trong kỳ.
+ Dư nợ: Phản ánh giá thực tế của NVL tồn kho.
Tài khoản 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2 bao gồm:
TK 152.1: NVL chính
TK 152.2: NVL phụ
TK 152.3: Nhiên liệu
TK 152.4: Phụ tùng thay thế
TK 152.5: Vật liệu và thiết bị XDCB
Các chứng từ được sử dụng trong hạch toán NVL bao gồm:
- Hóa đơn bán hàng (nếu tính thuế theo phương pháp trực tiếp)
- Hóa đơn GTGT ( nếu tính thuế theo phương pháp khấu trừ)
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…
11
TK 152 TK 151,111,113,
141,311,…
Nhập kho NVL
mua ngoài
Thuế GTGT
được khấu trừ
Tổng
giá
thanh
toán
TK 621
Xuất dùng trực tiếp cho sản
xuất sản phẩm
Trường ĐH Nông Nghiệp Hà Nội Nguyễn Thị Thú
Sơ đồ 2.1: Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên
12
TK 133
TK 154
NVL tự chế biến hoặc thuê
ngoài gia công sản xuất
TK 333.3, 333.2…
Các khoản thuế phải nộp
TK 411
Nhận vốn góp liên doanh, cổ
phần, cấp phát bằng NVL
TK 128,222
Thu hồi vốn góp liên doanh
bằng NVL
TK 338.1
NVL phát hiện thừa khi
kiểm kê chờ xử lý
TK 412
Chênh lệch tăng do đánh giá lại
TK 627,641,
642,241
Xuất dùng cho các bộ phận
TK 154
NVL xuất thuê ngoài gia công
TK 632
NVL xuất bán, phát hiện
thiếu khi kiểm kê
TK 128,222
Xuất NVL góp vốn liên doanh
NVL xuất dùng cho SXKD
phải phân bổ dần
TK 142,242
TK 138.1
NVL phát hiện thiếu khi
kiểm kê chờ xử lý
TK 412
Chênh lệch giảm do đánh giá lại
TK 142,242
Trường ĐH Nông Nghiệp Hà Nội Nguyễn Thị Thú
Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK
Phương pháp KKĐK là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên,
liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, trên các tài khoản phản ánh từng loại
HTK mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê
cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế. Từ đó xác định lượng xuất dùng cho SXKD và
các mục đích khác trong kỳ theo công thức:
Trị giá NVL
xuất kho
trong kỳ
=
Trị giá NVL
tồn đầu kỳ
+
Trị giá NVL
nhập trong kỳ
-
Trị giá NVL tồn
cuối kỳ
Độ chính xác của phương pháp này không cao mặc dù tiết kiệm được
công sức ghi chép. Vì thế, phương pháp này chỉ thích hợp với các đơn vị kinh
doanh những chủng loại vật tư khác nhau, giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng,
xuất bán.
Theo phương pháp này, kế toán sử dụng tài khoản sau:
- Tài khoản 611 “Mua hàng”
- Nội dung: Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm
NVL theo giá thực tế.
- Kết cấu:
+ Bên nợ: Phản ánh giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ và tăng trong kỳ.
+ Bên có: Phản ánh giá thực tế NVL xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt trong
kỳ và tồn kho cuối kỳ.
Tài khoản 611 không có số dư cuối kỳ.
Tài khoản 611 có thể mở thành các tài khoản cấp 2 bao gồm:
TK 611.1: Mua nguyên liệu, vật liệu
TK 611.2: Mua hàng hoá
Ngoài ra, như các tài khoản 151,152, 153,157 theo phương pháp này
chúng chỉ phản ánh giá trị NVL tồn kho.
Kế toán tổng hợp một số nghiệp vụ chủ yếu:
13
Trường ĐH Nông Nghiệp Hà Nội Nguyễn Thị Thú
Sơ đồ 2.2: Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ
14
TK 611
TK 151,152,157…
Kết chuyển NVL tồn kho đầu
kỳ
TK 333.3,333.2
Các khoản thuế phải nộp
Kết chuyển NVL tồn kho
cuối kỳ
Giảm giá hàng bán, hàng bán
trả lại và chiết khấu mại
Cuối kỳ, kết chuyển số xuất
dùng cho SXKD
NVL xuất dùng cho SXKD
phải phân bổ dần
Thiếu hụt do mất mát
Cuối kỳ, xác định và kết
chuyển trị giá NVL
TK111,112,331,
…
TK 133
Nhập kho NVL
mua ngoài
Thuế GTGT
được khấu trừ
(nếu có)
Tổng
giá
thanh
toán
TK 151,
152,157
TK 111,
112,331
TK 133
(nếu có)
TK 621
627,641…
TK 142,242
TK 632
TK 138,334
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét