Phân tích thiết kế hệ thống thông tin

Tại phòng tài chính - kế toán Công ty sau khi tiếp nhận các chứng từ ban đầu, theo
từng lĩnh vực công việc phân công,các nhân viên kế toán tiến hành công việc kiểm
tra, phân loại, xử lý, ghi sổ.
Để phù hợp với tình hình hoạt động cũng như khối lượng của các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh, hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán ” Nhật ký chung ”.Việc áp
dụng hình thức kế toán Nhật ký chung rất tiện lợi cho việc ghi chép trên máy. Đây là
hình thức đơn giản, dễ làm thích hợp với mọi loại hình doanh nghiệp trong điều kiện
thực hiện công tác trên máy vi tính.
Để hạch toán hàng tồn kho, Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên.
Kỳ kế toán là hàng tháng, năm tài chính là từ 1/1 đến 31/12.
Tại Công ty các phần kế toán bao gồm:
Kế toán vốn bằng tiền,kế toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ,kế toán tiền
lưong và các khoản theo lương,kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản
phẩm,kế toán tài sản cố định,kế toán bán hàng
Sơ đồ Hạch toán kế toán :
Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu
SỔ CÁI
CHỨNG TỪ GỐC
SỔ NHẬT KÝ
CHUNG
SỔ NHẬT KÝ
ĐẶC BIỆT
SỔ THẺ KẾ
TOÁN
BẢNG TỔNG
HỢP CHI TIẾT
BẢNG CÂN ĐỐI
SỐ PHÁT SINH
BÁO CÁO TÀI
CHÍNH
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
Hạch toán kế toán Nhật ký chung là phương pháp sử dụng sổ Nhật ký chung để ghi
chép tất cả các hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp theo thứ tự thời gian và
theo quan hệ đối ứng tài khoản ,sau đó sử dụng số liệu ở số Nhật ký chung để ghi sổ
cái các tài khoản liên quan.
• Các ưu , nhược điểm của hệ thống này :
+ Ưu điểm : Đơn giản ,dễ cập nhật do kết cấu sổ đơn giản rất thuận tiện cho
việc xử lý công tác kế toán .
+ Nhược điểm : Ghi chép trùng lặp nhiều,hệ thống hạch toán bằng thủ công,việc
tổgn hợp số liệu báo cáo không kịp thời nếu sự phân công công tác của cán bộ kế toán
không hợp lý.
• Nhu cầu tin học hoá : Hệ thống Hạch toán kế toán trên máy không chỉ giúp cho
công tác kế toán dễ dàng ,thuận tiện ,lược bỏ được nhiều khâu trung gian rườm rà,
tiết kiệm được thời gian ,hệ thống được các công việc ,giúp doanh nghiệp hoạt
động hiệu quả hơn ,kinh tế hơn ,nó còn giúp cho việc quản lý chặt chẽ hơn ,tránh
được những nhầm lẫn đáng tiếc có thể xảy ra do công tác xử lý thủ công nhàm
chán gây ra ,tránh được những tổn thất không đáng có cho doanh nghiệp.
CHƯƠNG II_PHÂN TÍCH HỆ THỐNG.
1) Hệ thống Hạch toán kế toán mới :
Yêu cầu của hệ thống mới : sau khi khảo sát và phân tích hệ thống hạch toán kế
toán cũ của doanh nghiệp ” Công ty May 20 ” ,chúng ta thấy cần có những yêu cầu
sau mà hệ thống mới cần đáp ứng :
- Cập nhật ,lưu trữ những hoá đơn ,chứng từ .Việc cập nhật phải đơn giản ,rễ dàng
hỗ trợ việc tính toán và định khoản , tránh được những sai sót khi cập nhật.
- Việc tìm kiếm tra cứu nhanh chóng ,chính xác.
- Tính toán ,thống kê và báo cáo các số liệu chính xác ,nhanh chóng.
Sơ đồ tổ chức hệ thống :
• Các chức năng cuả hệ thống :
Hệ thống Hạch toán kế toán gồm 4 chức năng chính là :
1_Cập nhật chứng từ.
2_ Ghi sổ
3_Tìm kiếm và tra cứu.
4_Thống kê.
Các chức năng trên phân tách ra thành các chức năng nhỏ hơn như sau :
1_Cập nhật chứng từ .
2_Ghi sổ : Ghi sổ Nhật ký chung.
Ghi sổ Nhật ký bán hàng.
Ghi sổ Nhật ký thu.
Ghi sổ Nhật ký mua hàng.
Ghi sổ Nhật ký chi.
Ghi sổ cái ( tổng hợp các chức từ cùng loại tài khoản)
3_Tìm kiếm và tra cứu : Tìm kiếm chứng từ
Tìm kiếm tài khoản.
4_Thống kê : Thống kê thu/chi
Cân đối tài khoản
Báo cáo kế hoạch hàng tháng (hàng năm).
HOẠCH TOÁN KẾ TOÁN
Cập nhật
chứng từ
Ghi sổ Tìm kiếm
và tra cứu
Thống kê Sơ đồ hệ
thống tài
khoản
II BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG :


III_Biểu đồ luồng dữ liệu :
1)Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh :
Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh của hệ thống hạch toán kế toán có những
thành phần sau:
2 tác nhân ngoài là :
+ Phòng giao dịch : làm việc với khách hàng ,nhận các chứng từ ,hoá đơn
để giao cho phòng kế toán
+ Hệ thống quản lý :
1 chức năng duy nhất là : Hạch toán kế toán



Hạch toán kế toán
Cập nhật
chứng từ
Ghi sổ Tìm kiếm và
tra cứu
Thống kê
Ghi sổ
Nhật
ký
chung
Ghi sổ
Nhật
ký mua
hàng
Ghi sổ
Nhật
ký bán
hàng
Ghi sổ
Nhật
ký
thu/chi
Thống
kê thu
chi
Cân
đối tài
khoản
Báo cáo
kế hoạch
hàng tháng
hàng năm
Tìm kiếm
chứng từ
Tìm kiếm theo
tài khoản
Phòng giao dịch
Hạch toán
kế toan
Hệ thống quản lý
Tiểu luận Phân tích thiết kế hệ thống thông tin
2) Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh : ( Hình 1)
Trong biểu đồ này : 2 tác nhân ngoài là ”phòng giao dịch ” và “ Hệ thống quản
lý “
Chức năng tổng quát “ Hạch toán kế toán “ được phân tách thành 4 chức năng:
- Cập nhật chứng từ :ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Ghi sổ: tổng hợp các số liệu của những nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Tìm kiếm và tra cứu .
- Thống kê : là phần hạch toán cuối cùng để thống kê toàn bộ quá trình sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp.
3) Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh : ( Hình 2)
Trong biểu đồ này những chức năng chính của biểu đồ dữ liệu mức đỉnh lại được
phân tách nhỏ thành các chức năng sau :
1) Cập nhật chứng từ.
2) Ghi sổ
- Ghi sổ nhật ký chung
- Ghi sổ nhật ký bán hàng.
- Ghi sổ nhật ký mua hàng.
- Ghi sổ nhật ký thu.
- Ghi sổ nhật ký chi.
- Ghi sổ cái.
3) Tra cứu và tìm kiếm :
- Tìm kiếm chứng từ.
- Tra cứu theo tài khoản.
4) Thống kê :
- Thống kê thu/chi:là thống kê về thu nhập và chi phí của doanh nghiệp,thống kê
về khả năng tài chính của doanh nghiệp để có thể chi trả tiếp cho các hoạt động
của doanh nghiệp.
- Cân đối tài khoản : đưa ra các thông tin về các tài khoản được cân đối số phát
sinh nợ ,số phát sinh có.
- Báo cáo kế hoạch hàng tháng : đưa ra các thông tin về số dư đầu kỳ,số phát sinh
trong kỳ ,và dự đoán .
Tiểu luận Phân tích thiết kế hệ thống thông tin
Tiểu luận Phân tích thiết kế hệ thống thông tin
Tiểu luận Phân tích thiết kế hệ thống thông tin
IV_Phân tích dữ liệu :
1) Mô hình quan hệ :
a)Xác định thực thể : Trong hệ thống này chúng ta khảo sát hệ thống hạch toán
kế toán theo nguyên tắc ”Nhật ký chung “ nên có những chứng từ sổ sách (thực thể)
sau :
+ Sổ Nhật ký chung.
+ Sổ Nhật ký đặc biệt( Nhật ký mua hàng , thu ,chi , bán hàng)
+ Sổ cái.
b)Xác định quan hệ :
Các chứng từ gốc sẽ được ghi vào sổ Nhật ký chung.,một số đối tượng kế toán có
lượng phát sinh lớn như thu ,chi ,nhập ,xuất thì được ghi vào các sổ Nhật ký đặc biệt
liên quan đến nghiệp vụ đó, trong trường hợp này thì không ghi vào sổ Nhật ký chung
vì các sổ nhật ký đặc biệt là một phần của sổ nhật ký chung.Vậy nên quan hệ của
chứng từ gốc với các sổ Nhật ký là quan hệ 1 - n.
Mỗi sổ cái theo dõi một tài khoản nên từ sổ Nhật ký chung ,sổ nhật ký bán hàng ,sổ
nhật ký mua hàng ,sổ nhật ký thu ,sổ nhật ký chi sẽ được tổng hợp và ghi vào các Sổ
cái theo dõi tài khoản tương ứng.Vậy quan hệ giữa chúng là 1 - n.
c) Xác định thuộc tính :


Số chứng từ * Số chứng từ * Số chứng từ *
Ngày lập chứng từ Ngày lập chứng từ Ngày lập chứng từ
Diễn giải Ngày ghi sổ Ngày ghi sổ
Tài khoản nợ Số hiệu tài khoản nợ Phải thu từ người mua(Nợ)
Tài khoản có Số hiệu tài khoản có Ghi có tài khoản doanh thu
Số tiền Số phát sinh Nợ Số phát sinh Có
Chứng từ gốc
Sổ nhật ký
chung
Sổ nhật ký
bán hàng
Sổ nhật ký
mua hàng
Sổ nhật ký
chi
Sổ nhật ký
thu
Sổ Cái
Sổ nhật ký
chung
Sổ nhật ký
bán hàng
Sổ nhật ký
mua hàng
Sổ nhật ký
chi
Sổ nhật ký
thu
Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Sổ nhật ký bán hàng
Tiểu luận Phân tích thiết kế hệ thống thông tin
Số phát sinh Có


Số chứng từ * Số chứng từ * Số chứng từ *
Ngày lập chứng từ Ghi nợ tài khoản Ghi có tài khoản
Ngày ghi sổ Ghi có tài khoản Ghi nợ tài khoản
Tài khoản ghi Nợ Số phát sinh có Số phát sinh nợ
Số phát sinh nợ Ngày ghi sổ Ngày ghi sổ
Phải trả người bán (ghi có) Ngày lập chứng từ Ngày lập chứng từ

Số tài khoản
Tên tài khoản
Số chứng từ *
Ngày ghi sổ
Số hiệu tài khoản đối ứng
Số phát sinh nợ
Số phát sinh có
Nhật ký muahàng Nhật ký thu tiền Nhật ký chi tiền
Sổ Cái
Tiểu luận Phân tích thiết kế hệ thống thông tin
CHƯƠNH III_ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
1) Lựa chọn ngôn ngữ ,hệ quản trị :
Trong chương trình này chúng tôi lựa chọn ngôn ngữ thiết kế lập trình hệ thống
hạch toán kế toán là ngôn ngữ Visual Basic vì ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng
này rất phù hợp với việc quản lý file cơ sở dữ liệu .
Ngôn ngữ Visual Basic là ngôn ngữ có rất nhiều tính năng ưu việt,có
giao diện đẹp,có khả năng đồ hoạ trong Windows cho phép người sử dụng truy
xuất đến dữ liệu một cách trực tiếp,đơn giản để xem xét và hiển thị dữ liệu.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 7.0 for Windows là một hệ cơ sở dữ
liệu mạnh để tạo các áp dụng cơ sở dữ liệu ,việc tính toán trên Access rất dễ
dàng đơn giản và thuận tiện.Việc thiết kế hệ thống hạch toán bằng Visual
Basic để sử lý cơ sở dữ liệu access sẽ giúp người sử dụng nắm bắt được
chương trình nhanh hơn ,dễ sử dụng và bảo mật dữ liệu.
2) Thiết kế dữ liệu vào :
Dữ liệu vào là các hoá đơn chứng từ phát sinh trong các nghiệp vụ kinh
doanh sản xuất của doanh nghiệp, các phiếu thu_chi_xuất_nhập,thẻ kho,thẻ tài
sản cố định
Ví dụ: ngày 16 tháng 1 năm 1998 có phiếu xuất kho vật liệu cho xí nghiệp2:
Đơn vị: Công ty may 20
PHIẾU XUẤT KHO
Số 3
Ngày16 tháng 1 năm 1998 Nợ:
Có:
Họ và tên người nhận: Vũ Thị Thâm.
Bộ phận: Xí nghiệp may 2
Lý do xuất kho: Tiến hành hoạt động sản xuất 24 - 3000 QPCS -LQ
Xuất tại: kho vật tư
S Tên vật tư Mã số Đơn vị
tính
Số lượng Thành
tiền
Yêu cầu Thực xuất
1 Vải gabadin peco rêu
khổ 1. 4m
VLC 95 Mét 7. 577,1
2 Vải katê mộc khổ 1.
25m
VLC
99982
Mét 748,35
3 Chỉ T 407 – 40/2 –
5000m/c
PL03 Cuộn 113

Xem chi tiết: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin