BỘ VĂN HÓA, THẺ THAO
VÀ DU LỊCH
Số: 81/2008/QĐ-BVHTTDL
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 15 tháng 9 năm 2008
QUYẾT ĐỊNH
Ban hành Quy chế Công tác văn thư và lưu trữ của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch
BỘ TRƯỞNG BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH
Căn cứ Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước ngày 28 tháng 12 năm 2000;
Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ngày 04 tháng 4 năm 2001;
Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý
và sử dụng con dấu;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công
tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định
chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;
Căn cứ Nghị định số 185/2007/NĐ-CP ngày 25 tháng 12 năm 2007 của Chính phủ quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch;
Căn cứ Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ
quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân;
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này:
1. Quy chế Công tác văn thư và lưu trữ của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch.
2. Phụ lục về thể thức văn bản:
a) Tên viết tắt và ký hiệu các đơn vị thuộc Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch; bảng chữ viết
tắt tên loại văn bản và quy định về thể thức văn bản;
b) Mẫu trình bày các loại văn bản;
c) Thể thức và mẫu trình bày bản sao văn bản.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo. Các văn bản sau
đây không còn hiệu lực kể từ ngày Quyết định này có hiệu lực thi hành:
1. Quyết định số 36/2001/QĐ-BVHTT ngày 25 tháng 4 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Văn
hóa - Thông tin ban hành Quy chế về công tác văn thư và lưu trữ của Bộ Văn hóa - Thông tin;
2. Quyết định số 1076/2004/QĐ-UBTDTT ngày 15 tháng 7 năm 2004 của Bộ trưởng, Chủ
nhiệm Ủy ban Thể dục Thể thao ban hành Quy chế công tác văn thư - lưu trữ của Ủy ban Thể dục
Thể thao.
Điều 3. Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị và cán bộ, công chức trực thuộc
Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Nơi nhận:
- Văn phòng Chính phủ;
- Lãnh đạo Bộ;
- Đảng ủy, Công đoàn, Đoàn TNCSHCM Bộ;
- Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ;
- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
- Cục Kiểm tra VBQPPL, Bộ Tư pháp;
- Công báo, Website Chính phủ;
- Lưu: VT, VP, H.180.
BỘ TRƯỞNG
Hoàng Tuấn Anh
QUY CHẾ
Công tác văn thư và lưu trữ của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch
(Ban hành kèm theo Quyết định số 81/2008/QĐ-BVHTTDL
ngày 15 tháng 9 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch)
Chương I.
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh
1. Quy chế này quy định công tác văn thư và công tác lưu trữ của Bộ Văn hoá, Thể thao và
Du lịch (sau đây gọi chung là Bộ) được áp dụng thống nhất trong các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ (sau
đây gọi chung là đơn vị).
2. Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản
và các tài liệu khác được hình thành trong quá trình hoạt động của Bộ; lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào
lưu trữ đơn vị; quản lý và sử dụng con dấu.
3. Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu
lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Bộ.
Điều 2. Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư và lưu trữ
1. Chánh Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng quản lý công tác văn thư và lưu
trữ của Bộ, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học, công nghệ vào công tác văn thư và lưu trữ
của Bộ; tổ chức, quản lý công tác văn thư và lưu trữ của Văn phòng Bộ.
2. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ (sau đây gọi chung là Thủ trưởng đơn vị) chịu trách
nhiệm tổ chức quản lý, chỉ đạo công tác văn thư và lưu trữ; triển khai việc ứng dụng khoa học công
nghệ vào công tác văn thư và lưu trữ của đơn vị.
3. Cán bộ, công chức, viên chức thuộc Bộ (sau đây gọi chung là cán bộ, công chức) trong
quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư và lưu trữ chịu trách
nhiệm thực hiện các quy định tại Quy chế này và các quy định khác của pháp luật về công tác văn
thư và lưu trữ; thực hiện ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư và lưu trữ của đơn vị.
Điều 3. Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư và lưu trữ
1. Tổ chức:
a) Tại Văn phòng Bộ có bộ phận chuyên trách làm công tác văn thư (sau đây gọi là văn thư
Bộ) thuộc Phòng Hành chính-Tổ chức và Phòng Lưu trữ-Thư viện chuyên trách làm công tác lưu trữ
(sau đây gọi là lưu trữ Bộ);
b) Tại các đơn vị, tuỳ vào chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của từng đơn vị, theo quy
định chung của pháp luật hiện hành về công tác tổ chức cán bộ mà Thủ trưởng đơn vị bố trí đủ số
lượng cán bộ làm công tác văn thư và lưu trữ (sau đây gọi là văn thư đơn vị và lưu trữ đơn vị) thuộc
Phòng Hành chính hoặc tương đương (sau đây gọi chung là Phòng Hành chính).
2. Nhiệm vụ của văn thư:
a) Thực hiện quy trình văn bản đi;
b) Thực hiện quy trình văn bản đến;
c) Sắp xếp, bảo quản bản lưu và phục vụ tra cứu, sử dụng trước khi nộp lưu trữ;
d) Bảo quản và sử dụng con dấu;
đ) Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư;
e) Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ và báo cáo đột xuất về công tác văn thư.
3. Nhiệm vụ của lưu trữ:
a) Hướng dẫn cán bộ, công chức lập hồ sơ công việc;
b) Thu nhận hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào lưu trữ;
c) Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ và báo cáo đột xuất về công tác lưu trữ;
d) Thực hiện định kỳ nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia theo quy định của
pháp luật;
đ) Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ;
e) Bảo quản tài liệu lưu trữ trong kho;
g) Xây dựng các công cụ thống kê, tra cứu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ;
h) Lập kế hoạch xây dựng, cải tạo, nâng cấp kho, mua sắm trang thiết bị, dự trù kinh phí
thường xuyên cho hoạt động lưu trữ.
Điều 4. Tiêu chuẩn cán bộ làm công tác văn thư và lưu trữ
Cán bộ làm công tác văn thư và lưu trữ (sau đây gọi là cán bộ văn thư, cán bộ lưu trữ) phải
đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức ngành văn thư và lưu trữ theo quy định của pháp
luật.
Điều 5. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư và lưu trữ
1. Mọi hoạt động nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ của Bộ và đơn vị phải thực hiện theo quy
định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật của Nhà nước, của Bộ và quy định tại Quy chế này.
2. Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm quản lý văn bản độ “Mật”. Cán
bộ văn thư, cán bộ lưu trữ có nhiệm vụ bảo vệ bí mật cơ quan, bí mật nhà nước theo luật định.
Điều 6. Báo cáo thống kê công tác văn thư và lưu trữ
1. Hàng năm cán bộ văn thư, cán bộ lưu trữ phải lập báo cáo thống kê công tác văn thư và
lưu trữ theo Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV và Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005
của Bộ Nội vụ ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở và báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn
thư, lưu trữ.
2. Văn thư Bộ, lưu trữ Bộ có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng Bộ hướng dẫn các đơn vị làm
báo cáo thống kê công tác văn thư và lưu trữ, đồng thời tổng hợp báo cáo công tác văn thư và lưu
trữ của Bộ gửi về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước theo quy định.
Điều 7. Kinh phí đầu tư cho hoạt động văn thư và lưu trữ
1. Kinh phí đầu tư cho hoạt động văn thư và lưu trữ bao gồm:
a) Ngân sách nhà nước;
b) Tài trợ của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước.
2. Hàng năm, Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm xây dựng kế hoạch
kinh phí, trang bị các thiết bị chuyên dùng, nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ và tổ chức các
hoạt động nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu của công tác văn thư và lưu trữ theo quy định của Luật Ngân
sách.
Chương II.
CÔNG TÁC VĂN THƯ
Mục 1. SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều 8. Hình thức văn bản, thẩm quyền ban hành văn bản
1.Văn bản của Bộ được ban hành dưới các hình thức: văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hành chính, văn bản chuyên ngành.
2. Hình thức văn bản quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền ban hành của Bộ trưởng Bộ Văn
hóa, Thể thao và Du lịch thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và
các văn bản hướng dẫn thi hành Luật.
3. Hình thức văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của Bộ và đơn vị gồm: quyết
định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông báo, thông cáo, công văn, báo cáo, tờ trình, đề án, kế hoạch,
phương án, chương trình, biên bản, hợp đồng, công điện, giấy giới thiệu, giấy chứng nhận, giấy
mời, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy uỷ nhiệm, phiếu gửi, phiếu chuyển, giấy biên nhận hồ sơ.
4. Hình thức văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch quy định
sau khi thỏa thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
Điều 9. Thể thức văn bản
1. Văn bản khi ban hành phải được thực hiện đúng thể thức quy định (Phụ lục I và II).
2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành do các đơn vị đăng ký với Bộ để
quản lý, ban hành sau khi có thỏa thuận thống nhất với Bộ Nội vụ.
3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức cá nhân nước ngoài
được thực hiện theo thông lệ quốc tế
a) Công văn, công hàm, thư mời, điện thư chính thức gửi đi các Đại sứ quán nước ngoài, các
tổ chức quốc tế hoặc tổ chức, cá nhân nước ngoài phải được viết bằng tiếng Việt và có bản dịch
(không chính thức) bằng thứ tiếng nước ngoài tương ứng mà nơi nhận văn bản thường dùng để giao
dịch với các cơ quan của Việt Nam;
b) Điện thư giao dịch để xử lý công việc, tài liệu, công văn mang tính trao đổi thông tin
không chính thức có thể viết bằng tiếng nước ngoài tương ứng hoặc một thứ tiếng thông dụng khác;
c) Các tài liệu dự án với nước ngoài phải soạn thảo bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài
tương ứng.
Điều 10. Soạn thảo văn bản
1. Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành
văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật.
2. Soạn thảo văn bản khác
a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo mà lãnh đạo Bộ, Thủ trưởng đơn vị
giao cho đơn vị hoặc cán bộ, công chức soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo;
b) Đơn vị và cán bộ, công chức được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các
công việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận của văn bản;
- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
- Soạn thảo văn bản;
- Trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo Bộ, Thủ trưởng đơn vị tham khảo ý kiến của
các cơ quan, đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh
bản thảo;
- Trình duyệt dự thảo văn bản.
Điều 11. Duyệt, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. Các văn bản do đơn vị
soạn thảo để thông báo ý kiến kết luận của lãnh đạo Bộ phải được thông qua lãnh đạo Bộ trước khi
Thủ trưởng đơn vị ký ban hành.
2. Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người ký duyệt
xem xét, quyết định.
Điều 12. Đánh máy, nhân bản
Việc đánh máy, nhân bản phải đảm bảo những yêu cầu sau:
1. Đánh máy phải đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi ý
kiến người soạn thảo văn bản đó.
2. Nhân bản đúng với số lượng quy định phát hành
a) Số lượng văn bản nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận
văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo
phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở văn thư;
b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ
quan, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, giám sát,
kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối
tượng, không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết tham khảo hoặc thay cho báo cáo công việc.
3. Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian
quy định.
4. Việc nhân bản văn bản mật do Thủ trưởng đơn vị quyết định và được thực hiện theo quy
định tại khoản 1, Điều 8 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính
phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
Điều 13. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
1. Thủ trưởng đơn vị hoặc cán bộ, công chức chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu
trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, đề xuất mức độ khẩn, đối chiếu quy định của
pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người
ký văn bản quyết định.
2. Trưởng Phòng Hành chính phải chịu trách nhiệm về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản.
Điều 14. Ký tắt
1. Văn bản trình lãnh đạo Bộ ký ban hành phải do Thủ trưởng đơn vị trình ký ký tắt vào cuối
nội dung văn bản (cấp Phó chỉ ký tắt các văn bản thuộc mảng việc được phân công hoặc được uỷ
quyền khi cấp Trưởng đi vắng).
2. Văn bản do Thủ trưởng đơn vị ký ban hành thì Trưởng Phòng (đối với đơn vị có phòng
phụ trách) hoặc cán bộ, công chức được giao nhiệm vụ soạn thảo phải ký tắt vào cuối của nội dung
văn bản.
3. Văn bản của các đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp trình lãnh đạo Bộ ký ban hành phải do
Thủ trưởng đơn vị ký tắt vào cuối nội dung văn bản và phải có ý kiến, chữ ký tắt của lãnh đạo Tổng
cục, Vụ, Cục chức năng quản lý về lĩnh vực đó. Trường hợp không thuộc phạm vi tham mưu quản
lý của Tổng cục hoặc Vụ, Cục nào thì phải có ý kiến và chữ ký của Chánh Văn phòng Bộ.
Điều 15. Ký văn bản
1. Thẩm quyền ký ban hành văn bản thực hiện theo Quy chế làm việc của Bộ, Quy chế làm
việc của đơn vị.
2. Ký văn bản không dùng bút chì, bút mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai.
3. Chức vụ, họ và tên, chữ ký của người có thẩm quyền
a) Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
- Trường hợp cấp Phó ký thay cấp Trưởng thì phải ghi chữ viết tắt "KT." (ký thay) vào trước
chức vụ của cấp Trưởng;
- Trường hợp ký thừa lệnh Thủ trưởng thì phải ghi chữ viết tắt "TL." (thừa lệnh) vào trước
chức vụ của Thủ trưởng;
- Trường hợp ký thừa ủy quyền Thủ trưởng thì phải ghi chữ viết tắt "TUQ." (thừa ủy quyền)
vào trước chức vụ Thủ trưởng. Người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác;
- Trường hợp ký thay mặt tập thể thì ghi chữ viết tắt "TM." (thay mặt) vào trước tên tập thể
lãnh đạo hoặc tên đơn vị.
b) Chức vụ của người ký
- Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo chính thức của người ký văn bản. Chỉ ghi
chức danh như Bộ trưởng, Thứ trưởng, Giám đốc, Phó Giám đốc không ghi lại tên Bộ, đơn vị, trừ
các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều Bộ, ngành ban hành;
- Chức vụ ghi trên văn bản của các tổ chức tư vấn như Ban, Hội đồng của Nhà nước hoặc
của Bộ, đơn vị ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong Ban, Hội đồng đó. Đối
với những Ban, Hội đồng không được phép sử dụng con dấu của Bộ, đơn vị thì chỉ ghi chức danh
của người ký văn bản trong Ban hoặc Hội đồng. Trường hợp Ban hoặc Hội đồng được phép sử dụng
con dấu của Bộ, đơn vị thì có thể ghi thêm chức danh lãnh đạo trong Bộ, đơn vị của người ký ở
dưới;
c) Họ và tên bao gồm: họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Đối với những văn
bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính, trước họ và tên của người ký, không ghi học hàm,
học vị và các danh hiệu khác (GS, TS, NSND ).
Điều 16. Bản sao văn bản
1. Các hình thức bản sao gồm: sao y bản chính, trích sao và sao lục.
2. Thể thức bản sao thực hiện theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày
06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản (Phụ lục III).
3. Việc trích sao, sao lục văn bản của cấp trên hoặc của các Bộ, cơ quan ngang Bộ do lãnh
đạo Bộ hoặc Chánh Văn phòng Bộ quyết định (trừ văn bản mật, tối mật, tuyệt mật thực hiện quy
định của Nhà nước về quản lý, công văn tài liệu mật).
4. Thủ trưởng đơn vị ký sao và nhân bản theo nơi nhận những văn bản có nội dung thuộc
phạm vi, chức năng, nhiệm vụ, lĩnh vực được phân công.
5. Bản sao y bản chính, trích sao, sao lục thực hiện đúng quy định pháp luật có giá trị pháp
lý như bản chính.
6. Bản sao chụp (photocopy cả dấu và chữ ký của văn bản chính) không thực hiện theo đúng
quy định tại khoản 1 của điều này chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
7. Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan những ý kiến ghi bên lề văn bản.
Trường hợp những ý kiến của lãnh đạo Bộ hoặc Thủ trưởng đơn vị ghi bên lề văn bản cần thiết cho
việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.
Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN
Điều 17. Nguyên tắc chung
1. Văn bản đi, văn bản đến phải được quản lý tập trung thống nhất tại văn thư đơn vị.
2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký phát hành hoặc chuyển giao
trong ngày, chậm nhất là đầu giờ của ngày làm việc tiếp theo.
3. Văn bản đến có đóng dấu độ khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi
nhận được.
4. Văn bản, tài liệu bí mật Nhà nước được đăng ký quản lý theo pháp luật hiện hành về bảo
vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn cụ thể tại Quy chế này.
Điều 18. Trình tự quản lý văn bản đến
Văn bản đến phải được quản lý theo trình tự sau:
1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
2. Trình, chuyển văn bản đến;
3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Điều 19. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
1. Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư làm thủ tục tiếp
nhận, đăng ký. Cán bộ văn thư có trách nhiệm bóc bì, phân loại, vào sổ, đăng ký số văn bản đến.
Những văn bản không đăng ký tại văn thư, các đơn vị và cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
Trường hợp phát hiện sai sót, văn thư phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được
giao trách nhiệm xem xét giải quyết.
2. Đối với bản fax, chụp lại trước khi đóng dấu Đến; đối với văn bản được chuyển phát qua
mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến.
3. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, bảo vệ cơ quan có trách nhiệm
ký nhận và báo cáo ngay với Thủ trưởng đơn vị hoặc Chánh Văn phòng Bộ (đối với các văn bản
đến Bộ) để xử lý.
4. Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên
máy vi tính.
Điều 20. Trình, chuyển giao văn bản đến
1. Văn bản đến sau khi được đăng ký tại văn thư, kịp thời trình người có thẩm quyền hoặc
đơn vị có chức năng xử lý.
2. Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, văn thư vào sổ hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên
máy vi tính, chuyển tiếp theo ý kiến chỉ đạo hoặc lưu tại văn thư.
3. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo nhanh chóng, đúng đối tượng, chính xác và giữ
gìn bí mật nội dung văn bản.
Điều 21. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Khi nhận văn bản đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo
thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật.
2. Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết
không quá 10 ngày làm việc.
3. Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, văn
bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết.
4. Trưởng Phòng Hành chính có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Thủ trưởng đơn vị về tiến độ
và kết quả giải quyết văn bản đến.
5. Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm tổng hợp tình hình giải quyết văn bản đã chuyển đến
các đơn vị; giúp lãnh đạo Bộ đôn đốc các đơn vị xử lý văn bản và giải quyết công việc theo sự chỉ
đạo của lãnh đạo Bộ; hàng tuần báo cáo lãnh đạo Bộ về tình hình xử lý văn bản của đơn vị thuộc cơ
quan Bộ, thông báo cho các đơn vị liên quan tại cuộc họp giao ban định kỳ của Bộ.
Điều 22. Trình tự giải quyết văn bản đi
Văn bản đi phải được quản lý theo trình tự sau:
1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số ký hiệu và ngày, tháng, năm của
văn bản;
2. Đóng dấu đơn vị và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);
3. Đăng ký văn bản đi;
4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
5. Lưu văn bản đi.
Điều 23. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản
1. Trước khi phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ
thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm
xem xét, giải quyết.
2. Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định tại điểm a, khoản
3 mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
3. Việc đánh số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại điểm b, khoản 3, mục
II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP và hướng dẫn tại phụ lục Quy chế này.
4. Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký vào sổ riêng.
Điều 24. Đóng dấu đơn vị và dấu mức độ khẩn, mật
1. Đóng dấu đơn vị được thực hiện theo quy định tại Điều 33 của Quy chế này.
2. Đóng dấu chỉ mức độ khẩn, mật thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP và Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của
Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
3. Dấu chỉ mức độ khẩn chỉ thực hiện với các văn bản trong nội thành Hà Nội.
Điều 25. Đăng ký văn bản đi
1. Tất cả văn bản đi trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều được đăng ký vào sổ
đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi tính, ghi ngày, tháng (với những số chỉ
ngày nhỏ hơn mười, tháng nhỏ hơn 3 phải ghi thêm số 0 ở trước) theo hệ thống chung của đơn vị do
văn thư thống nhất quản lý.
2. Không cấp số văn bản trước.
Điều 26. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
1. Làm thủ tục phát hành văn bản:
a) Lựa chọn bì;
b) Trình bày bì và viết bì;
c) Vào bì và dán bì;
d) Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có).
2. Chuyển phát văn bản đi:
a) Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính theo quy định trước 16 giờ hàng
ngày phải được phát hành ngay trong ngày làm việc, những văn bản hoàn chỉnh thủ tục hành chính
sau 16 giờ hàng ngày, sẽ phát hành vào đầu giờ làm việc của ngày làm việc tiếp theo;
b) Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, đơn vị;
c) Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài;
d) Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện;
đ) Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng;
e) Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 của Nghị định
số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại khoản 3 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).
3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
a) Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
b) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo Trưởng phòng Hành
chính.
Điều 27. Lưu văn bản đi
1. Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất 02 bản chính và các phụ lục kèm theo (nếu có); 01 bản lưu
ở văn thư đơn vị và 01 bản lưu trong hồ sơ. Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người
có thẩm quyền và được sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
2. Các văn bản liên Bộ, ngành mà không lấy số tại văn thư thì sau khi đóng dấu văn thư có
trách nhiệm theo dõi lưu bản chính.
3. Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác của cơ quan phải được
làm bằng giấy tốt có độ PH trung tính và được in bằng mực bền màu.
Mục 3. LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ,
TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ ĐƠN VỊ
Điều 28. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Nội dung việc lập hồ sơ:
a) Mở hồ sơ
Căn cứ vào danh mục hồ sơ của đơn vị và thực tế công việc được giao mà cán bộ, công chức
chuẩn bị các bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa. Trong quá trình giải quyết việc, sẽ lần lượt đưa các
văn bản hình thành có liên quan vào bìa hồ sơ đó.
b) Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ
- Cán bộ, công chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các
tư liệu có liên quan đến sự việc được ghi sẵn tên vào bìa hồ sơ;
- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm
khác nhau của văn bản để chọn một cách sắp xếp cho thích hợp.
c) Kết thúc và biên mục hồ sơ
Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc, cán bộ, công chức có trách nhiệm lập
hồ sơ phải kiểm tra xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa,
bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ.
2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập:
a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hình thành hồ sơ;
b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh
đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết việc;
c) Văn bản trong hồ sơ có giá trị bảo quản tương đối đồng đều;
Điều 29. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị
1. Trách nhiệm cán bộ, công chức:
a) Cán bộ, công chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Bộ, lưu trữ đơn vị theo thời hạn
được quy định tại khoản 2 Điều này. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông
báo bằng văn bản cho lưu trữ đơn vị biết và phải được sự đồng ý của Thủ trưởng đơn vị, thời hạn giữ
lại không quá 2 năm;
b) Cán bộ, công chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội
phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị công tác, không được giữ hồ sơ, tài liệu của đơn vị làm của
riêng hoặc mang sang cơ quan, đơn vị khác.
2. Thời hạn giao nộp:
a) Tài liệu hành chính sau 1 năm kể từ năm công việc kết thúc;
b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ sau 1 năm kể từ khi công
trình được nghiệm thu;
c) Tài liệu xây dựng cơ bản sau 3 tháng kể từ khi công trình được quyết toán;
d) Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, micrôphim, tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác sau 3
tháng kể từ khi công việc kết thúc.
3. Thủ tục giao nộp:
Đơn vị, cán bộ, công chức khi giao nộp hồ sơ, tài liệu phải lập hai bản Mục lục hồ sơ, tài
liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận tài liệu, hai bên giữ mỗi loại một bản.
Điều 30. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn
vị
1. Trách nhiệm của Thủ trưởng đơn vị:
Hàng năm Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm xây dựng danh mục hồ sơ, tài liệu của đơn vị,
chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị thuộc phạm vi
quản lý của mình.
2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính đơn vị
a) Tham mưu cho lãnh đạo Bộ, Thủ trưởng đơn vị trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn
lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị cấp dưới.
b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại đơn vị mình.
3. Trách nhiệm của cán bộ, công chức:
a) Cán bộ, công chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc được phân công theo dõi, giải
quyết;
b) Thư ký Bộ trưởng và cán bộ giúp việc lãnh đạo Bộ có trách nhiệm lập hồ sơ những việc
do lãnh đạo phụ trách (nếu được lãnh đạo giao) hoặc những hồ sơ hình thành trong hoạt động của
lãnh đạo Bộ.
3. Trách nhiệm của lưu trữ:
Phòng Lưu trữ - Thư viện Văn phòng Bộ, cán bộ lưu trữ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm của
đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm hướng dẫn cho các đơn vị và cán bộ, công chức lập hồ sơ công việc
theo đúng quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Mục 4. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
Điều 31. Quản lý con dấu
1. Chánh Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng việc quản lý, sử dụng con dấu
của Bộ. Thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng việc quản lý và sử dụng con dấu của
đơn vị.
2. Con dấu của Bộ, con dấu đơn vị được giao cho cán bộ văn thư quản lý và sử dụng. Cán bộ
văn thư được giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng đơn vị việc quản
lý và sử dụng con dấu, có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
a) Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của cán bộ văn thư, không đưa con dấu ra
khỏi phòng làm việc. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc.
Khi đóng dấu xong, con dấu được cất ngay vào tủ, khi ra ngoài phòng làm việc, văn thư phải khóa
tủ dấu;
b) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm
quyền;
c) Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của Bộ, đơn vị.
3. Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, cán bộ văn thư phải báo cáo người có trách nhiệm
làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, Thủ trưởng đơn vị phải báo cáo cơ quan công
an phường, xã nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản và báo cáo lãnh đạo Bộ.
4. Khi đơn vị có quyết định chia, tách hoặc sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin
khắc con dấu mới. Đối với đơn vị giải thể có con dấu riêng, Vụ Tổ chức cán bộ có trách nhiệm thu
hồi con dấu của đơn vị giải thể.
Điều 32. Sử dụng con dấu
1. Việc sử dụng con dấu của Bộ, đơn vị được thực hiện theo Quy chế làm việc của Bộ, đơn
vị.
2. Những văn bản được đóng dấu của Bộ: là những văn bản do Bộ trưởng ký; các Thứ
trưởng ký thay Bộ trưởng; Thủ trưởng đơn vị ký thừa lệnh Bộ trưởng và người được Bộ trưởng uỷ
quyền (TUQ.); các trường hợp ký TUQ của Bộ trưởng phải được Bộ trưởng ủy quyền từng việc cụ
thể bằng văn bản.
3. Văn bản của các Vụ để thông tin, xin ý kiến, trao đổi những vấn đề trong phạm vi nội bộ
cơ quan Bộ thì Vụ trưởng ký trực tiếp không ký thừa lệnh Bộ trưởng, không đóng dấu Quốc huy.
4. Những văn bản đóng dấu của đơn vị do Thủ trưởng đơn vị ký và ủy quyền ký.
Điều 33. Đóng dấu
1. Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ.
2. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy
định.
3. Đóng dấu trên văn bản chính thức:
a) Văn thư chỉ đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền
ký văn bản;
b) Khi dấu đóng lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
4. Đóng dấu vào phụ lục kèm theo:
a) Đóng dấu treo tên đơn vị vào góc trên bên trái phụ lục trùm lên hàng chữ đầu của trang
đầu tiên khoảng 1/3 đường kính con dấu;
b) Nếu văn bản, phụ lục có từ 2 tờ trở lên phải đóng dấu giáp lai. Dấu được đóng vào
khoảng giữa lề phải của văn bản.
5. Khi đóng dấu các văn bản, tài liệu không lấy số văn bản ở văn thư phải lập sổ theo dõi
riêng.
Chương III.
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Mục 1. THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU
Điều 34. Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị
Hàng năm lưu trữ Bộ và lưu trữ đơn vị có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến
hạn nộp lưu vào kho lưu trữ, cụ thể:
1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;
2. Phối hợp với các đơn vị, cán bộ, công chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần thu
thập vào lưu trữ;
3. Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, công chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu”;
4. Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu;
5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu
với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu.
Điều 35. Quản lý hồ sơ, tài liệu của các đơn vị khi chia, tách, sáp nhập và giải thể
Tài liệu của các đơn vị khi chia, tách, sáp nhập và giải thể thực hiện theo Thông tư số
46/2005/TT-BNV ngày 27 tháng 4 năm 2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý tài liệu khi chia,
tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu
doanh nghiệp nhà nước.
Điều 36. Chỉnh lý tài liệu
1. Lưu trữ Bộ và Lưu trữ đơn vị có nhiệm vụ tổ chức chỉnh lý tài liệu bảo quản tại kho lưu
trữ.
2.Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu:
a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;
b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;
c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;
d) Lập công cụ tra cứu: mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ
cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu;
e) Lập danh mục tài liệu hết giá trị.
Điều 37. Xác định giá trị tài liệu
1. Lưu trữ Bộ có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng biên soạn bảng thời hạn bảo quản tài liệu
trình lãnh đạo Bộ ban hành sau khi thảo thuận thống nhất với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
2. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được yêu cầu sau:
a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn;
b) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
Điều 38. Hội đồng xác định giá trị tài liệu
1. Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, Bộ và đơn vị phải thành lập Hội đồng xác định giá
trị tài liệu.
2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu do lãnh đạo Bộ (đối với cơ quan Bộ), Thủ trưởng đơn vị
(đối với đơn vị thuộc Bộ) quyết định thành lập:
a) Tại cơ quan Bộ:
- Chánh Văn phòng - Chủ tịch Hội đồng;
- Lãnh đạo đơn vị có tài liệu - Ủy viên;
- Đại diện của lưu trữ Bộ - Ủy viên (thư ký Hội đồng).
b) Tại đơn vị:
- Phó Thủ trưởng đơn vị - Chủ tịch Hội đồng,
- Lãnh đạo Phòng, ban có tài liệu - Ủy viên,
- Đại diện lưu trữ đơn vị - Ủy viên (Thư ký Hội đồng).
3. Nhiệm vụ của Hội đồng xác định giá trị tài liệu:
Hội đồng xác định giá trị tài liệu có nhiệm vụ tư vấn cho Thủ trưởng đơn vị quyết định mục
lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản và danh mục tài liệu hết giá trị.
4. Phương thức làm việc của Hội đồng xác định giá trị tài liệu:
a) Từng thành viên Hội đồng xem xét, đối chiếu danh mục tài liệu hết giá trị với Mục lục hồ
sơ, tài liệu giữ lại. Kiểm tra thực tế tài liệu (nếu cần);
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét